Di era yang serba cepat ini, komunikasi melalui telepon menjadi pilihan yang sering digunakan karena kemudahannya untuk menghubungkan satu sama lain tanpa batasan jarak. Namun, tidak semua orang menyadari bahwa komunikasi melalui telepon juga tetap memerlukan etika yang baik. Mengabaikan etika bertelepon bisa menyebabkan kesalahpahaman, ketidaknyamanan, bahkan sampai merusak hubungan, baik secara personal maupun profesional. Mempelajari dan menerapkan etika menelepon dan menerima telepon bukan sekadar soal kesopanan, tetapi juga soal membangun komunikasi yang lebih efektif dan penuh empati. Kesalahan kecil dalam bertelepon, terkadang bisa memberikan kesan pertama yang negatif. Sebaliknya, dengan memperhatikan etika dan cara berkomunikasi yang baik, kita bisa membangun kepercayaan dan rasa nyaman pada lawan bicara.
Baca Juga: Menulis Email yang Benar
Etika Menelepon
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika kita menghubungi orang lain melalui telepon, yaitu:
- Persiapan sebelum Menelepon
Sebelum menghubungi seseorang melalui telepon, penting untuk melakukan persiapan dengan baik. Identifikasi tujuan dari panggilan tersebut, misalnya apakah untuk memberikan informasi, mengajukan pertanyaan, atau menyampaikan suatu permintaan. Buatlah poin-poin yang akan dibahas selama panggilan agar pembicaraan dapat terstruktur dan tidak melebar. Selain itu, pertimbangkan waktu yang tepat untuk menelepon, hindari menghubungi pada jam-jam sibuk, larut malam, atau di luar jam kerja kecuali jika situasinya memang mendesak. - Memulai Panggilan
Ketika memulai panggilan, pastikan bahwa nomor yang akan dihubungi benar supaya tidak menjadi masalah yang menghambat. Apabila panggilan tidak kunjung diangkat, jangan menelepon terus-menerus karena ini bisa dianggap mengganggu. Setelah panggilan terhubung, awali pembicaraan dengan memberikan salam dan menyebutkan nama. Selanjutnya, tanyakan dengan sopan apakah lawan bicara memiliki waktu untuk berbicara, sehingga lawan bicara bisa merasa nyaman dalam bertelepon. - Menyampaikan Tujuan Menelepon
Ketika sudah mendapatkan izin untuk melanjutkan pembicaraan, sampaikan tujuan dari panggilan dengan jelas. Gunakan bahasa yang mudah dipahami dengan intonasi yang ramah. Usahakan agar nada bicara tetap tenang dan tidak terkesan terburu-buru. Fokus pada topik yang ingin dibahas sehingga lawan bicara tidak merasa bingung atau kehabisan waktu untuk hal-hal yang penting. - Mengakhiri Telepon
Setelah tujuan pembicaraan tersampaikan dan topik selesai dibahas, kita juga harus bisa mengakhiri telepon dengan baik. Berikan ucapan terima kasih sebagai bentuk apresiasi atas waktu dan perhatian yang telah diberikan oleh lawan bicara. Jangan lupa untuk menutup pembicaraan dengan salam penutup yang sopan agar meninggalkan kesan yang baik setelah panggilan berakhir.
Etika Menerima Telepon
Beberpa hal yang perlu kita perhatikan saat menerima telepon adalah sebagai berikut:
- Mempersiapkan Diri
Ini berarti menghentikan aktivitas yang sedang dilakukan agar fokus, kita juga bisa mengambil catatan kecil untuk berjaga-jaga, dan segera mengangkat telepon agar penelepon tidak menunggu terlalu lama. Persiapan ini akan menciptakan kesan profesional dan memberikan perhatian penuh kepada penelepon. - Memulai Pembicaraan
Saat menjawab telepon, ucapkan salam, sebutkan nama diri dan nama perusahaan atau organisasi jika sedang berada di kantor. Ini akan membantu penelepon merasa yakin bahwa mereka telah menghubungi tujuan mereka benar. Lanjutkan dengan menyapa penelepon dengan ramah dan tanyakan maksud penelepon dengan bahasa yang sopan. - Active Listening
Dengarkan penelepon dengan seksama dan hindari gangguan agar dapat memahami dengan jelas apa yang disampaikan. Tanggapi secara tepat dengan bahasa yang sopan dan jelas. Jika kita tidak mengetahui jawaban dari pertanyaan, berikan jawaban yang jujur dan katakan bahwa kita akan mencari tahu terlebih dahulu atau mengalihkan panggilan. Ketika perlu mengalihkan panggilan, mintalah izin terlebih dahulu kepada penelepon agar prosesnya berjalan lancar. - Mengakhiri Panggilan
Sebelum menutup telepon, simpulkan poin-poin penting dari pembicaraan untuk memastikan tidak ada informasi yang terlewatkan dan sampaikan tindak lanjut apa yang akan dilakukan jika diperlukan. Ucapkan terima kasih atas waktu dan perhatian penelepon, lalu pastikan penelepon yang menutup panggilannya terlebih dahulu. Langkah ini menunjukkan rasa hormat dan kepedulian terhadap penelepon, serta meninggalkan kesan yang baik dalam komunikasi melalui telepon.
Tantangan dalam Berkomunikasi melalui Telepon
Tantangan dalam berkomunikasi melalui telepon dapat beragam, berikut adalah beberapa tantangan yang sering dihadapi:
- Gangguan Suara dan Koneksi
Kualitas sinyal yang buruk, kebisingan di lingkungan tempat bertelepon, atau gangguan teknis lainnya dapat mengganggu percakapan. Jika ada gangguan, beri tahu lawan bicara agar mereka mengulangi informasi yang terputus atau tidak terdengar dengan jelas. Kita perlu menggunakan perangkat yang berkualitas baik dengan sinyal yang kuat, dan apabila memungkinkan, kita harus bisa memilih tempat yang tenang saat melakukan panggilan telepon. - Tidak Ada Isyarat Visual
Isyarat nonverbal seperti ekspresi wajah dan bahasa tubuh tidak dapat dilihat ketika bertelepon, sehingga terkadang sulit untuk memahami maksud yang disampaikan oleh lawan bicara. Gunakan bahasa yang jelas dan spesifik untuk mengungkapkan apa yang ingin disampaikan. Kita bisa mendengarkan nada suara lawan bicara untuk mengidentifikasi emosinya. Dan kita juga bisa menyampaikan ekspresi seperti “Saya senang mendengarnya!” atau “Maaf jika ini terdengar kasar, tapi…” untuk lebih mengungkapkan perasaan. - Mengatur Nada Bicara dan Intonasi
Dalam percakapan telepon, kesalahan dalam penggunaan nada bicara bisa disalahartikan sebagai marah, tidak sopan, atau tidak tertarik. Kita perlu menyadari pentingnya mengatur nada suara dengan berbicaralah secara tenang, jelas, serta menggunakan variasi intonasi untuk menekankan poin-poin penting. Hindari nada yang datar, cepat, atau terlalu keras. Senyum saat berbicara juga bisa membuat nada terdengar lebih ramah. - Kosentrasi dalam Active Listening
Mendengarkan secara aktif terkadang menjadi seuatu yang sulit apabila dilakukan tanpa melihat ekspresi dan gerak tubuh lawan bicara. Kita harus bisa memfokuskan perhatian penuh pada pembicaraan. Hindari multitasking saat menelepon, dan sebisa mungkin gunakan respons verbal seperti “Ya,” atau “Saya mengerti” untuk menunjukkan bahwa kita benar-benar mendengarkan. - Sulit Menentukan Waktu Interupsi
Tanpa isyarat visual, sulit untuk mengetahui kapan harus berbicara atau menanggapi. Ini bisa mengakibatkan tumpang tindih dalam percakapan. Untuk itu, kita harus mengarkan baik-baik jeda dan nada suara lawan bicara. Tunggu sampai mereka benar-benar menyelesaikan kalimat sebelum kita merespon. Jika perlu menginterupsi, katakan dengan sopan, “Maaf, bolehkah saya menyela sebentar?”
Baca Juga: Etika Chatting yang Baik
Menerapkan etika dalam menelepon dan menerima telepon merupakan keterampilan komunikasi yang sangat penting di era modern. Etika bertelepon yang baik tidak hanya menunjukkan rasa hormat dan profesionalisme, tetapi juga membangun kepercayaan dan kenyamanan dalam berinteraksi. Jika dipraktikkan secara konsisten, keterampilan seperti ini dapat memperkuat soft skill komunikasi kita dan menciptakan kesan positif di mata orang lain. Mari jadikan etika bertelepon sebagai bagian dari upaya kita untuk terus memperbaiki kualitas komunikasi yang efektif dan beretika, sehingga kita mampu berkomunikasi dengan percaya diri dan penuh empati dalam setiap percakapan.
Referensi
5 Etika yang Perlu Diperhatikan saat Menghubungi Orang Lain, Catat!
10 Etika Menelepon yang Menunjukkan Profesionalismemu
Menghadapi Tantangan Distorsi Pesan dalam Komunikasi Telepon