Di era digital saat ini, penggunaan spreadsheet seperti Google Sheets atau Microsoft Excel telah menjadi salah satu keterampilan dasar yang harus dikuasai oleh banyak orang, khususnya dalam bidang manajemen data dan analisis data. Salah satu aspek penting dalam penggunaan spreadsheet adalah pemahaman mengenai format dan rumus waktu. Oleh karena itu, kita perlu mengenal format dan rumus waktu di spreadsheet secara mendalam supaya dapat meningkatkan efisiensi pengolahan data waktu, mulai dari pengenalan format waktu dan tanggal, cara menginput data waktu dan tanggal dengan benar, sampai teknik menghitung jangka waktu.
Baca Juga: Mengenal Fungsi Teks pada Excel
Cara Menginput Data Waktu
Menginput data waktu di spreadsheet memerlukan perhatian lebih pada format yang digunakan agar data dapat diolah dengan benar. Coba perhatikan contoh-contoh berikut ini:
1. Cara Menginput Waktu
Saat memasukkan data waktu, pastikan untuk mengikuti format jam:menit atau jam:menit:detik. Misalnya 09:30 untuk jam 9 pagi dan 30 menit. Atau bisa juga 04:50:21 untuk jam 4 pagi, 50 menit, dan 21 detik. Masukkan waktu dalam format 24 jam, dan pastikan tidak ada kesalahan seperti memasukkan waktu yang tidak valid seperti 25:00:00, dan lain sebagainya.
2. Cara Menginput Tanggal
Untuk menginput data tanggal kita gunakan format tanggal/bulan/tahun. Misalnya 05/08/2024 untuk 5 Agustus 2024.
Format Data Waktu
Spreadsheet menyediakan berbagai pilihan format tanggal dan waktu untuk membantu pengguna mengelola dan menganalisis data dengan lebih efektif. Pengguna dapat memilih format yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka, seperti format tanggal “dd/mm/yyyy” untuk menampilkan hari, bulan, dan tahun. Untuk data waktu, tersedia format seperti “hh:mm:ss” yang menampilkan jam, menit, dan detik, atau “hh:mm AM/PM” untuk format 12 jam. Selain itu, kombinasi format tanggal dan waktu seperti “dd/mm/yyyy hh:mm:ss” juga memungkinkan pengguna untuk mencatat data secara lebih detail. Format khusus lainnya, seperti “yyyy-mm-dd” yang sering digunakan dalam pengolahan data dan sistem internasional, juga tersedia. Pilihan format yang beragam ini memudahkan pengguna untuk memastikan konsistensi dan keakuratan data, serta memungkinkan mereka untuk menyesuaikan tampilan data sesuai dengan kebutuhan analisis atau laporan.
Penerapan Penggunaan Format Waktu
Cara menggunakan format waktu yang benar adalah sebagai berikut:
Langkah 1 – Memilih Format yang Akan Digunakan
Supaya nantinya kita bisa menampilkan data waktu dengan format yang kita inginkan secara cepat, maka kita perlu menentukan format datanya terlebih dahulu. Untuk Google Sheets, caranya adalah sebagai berikut:
- Klik sel atau range yang ingin diatur formatnya;
- Klik menu Format;
- Pilih Angka, kemudian pilih Tanggal dan waktu kustom;
- Atur format waktu yang ingin digunakan;
- Jika sudah, klik Terapkan.
Langkah 2 – Menginput Data
Input data sesuai dengan ketentuan yang sudah kita pelajari pada poin sebelumnya, yaitu dengan format tanggal/bulan/tahun atau jam:menit:detik.
Rumus Waktu di Spreadsheet
Spreadsheet menyediakan banyak sekali rumus yang bisa digunakan untuk mengatur data dengan format tanggal dan waktu. Dari sekian banyak rumus yang tersedia, terdapat dua rumus dasar yang setidaknya harus kita kuasai.
TODAY
Rumus TODAY dalam spreadsheet adalah fungsi yang digunakan untuk menampilkan tanggal saat ini tanpa menyertakan waktu. Fungsi ini sangat sederhana karena tidak memerlukan argumen apapun; cukup ketikkan =TODAY() dalam sel yang diinginkan. Nilai yang ditampilkan oleh rumus TODAY akan otomatis diperbarui setiap kali spreadsheet dibuka atau direfresh, menampilkan tanggal terbaru pada hari itu. Fungsi ini sangat bermanfaat untuk membuat catatan tanggal otomatis, seperti dalam laporan harian, penjadwalan tugas, atau kapanpun Anda perlu merekam tanggal saat data dimasukkan.
NOW
Rumus NOW dalam spreadsheet adalah fungsi yang digunakan untuk menampilkan tanggal dan waktu saat ini yang selalu diperbarui. Fungsi ini juga tidak memerlukan argumen apapun, cukup dengan mengetikkan =NOW() pada sel yang diinginkan. Setiap kali spreadsheet dibuka atau direfresh, nilai yang ditampilkan oleh rumus NOW juga akan otomatis diperbarui ke waktu dan tanggal terkini. Ini sangat berguna untuk mencatat waktu saat data dimasukkan atau untuk melacak perubahan dalam laporan harian atau bulanan.
Menghitung Jangka Waktu
Selain formatnya, spreadsheet juga memiliki fitur untuk menghitung selisih data waktu. Fitur ini bisa digunakan untuk mengetahui jangka waktu antara dua waktu yang berbeda. Secara umum, terdapat dua cara untuk menghitung jangka waktu, yaitu:
1. Menggunakan Fungsi DATEDIF
Fungsi DATEDIF digunakan untuk menghitung jangka waktu antara dua tanggal. Fungsi ini sangat berguna untuk menentukan durasi dalam berbagai unit waktu seperti tahun, bulan, atau hari. Sintaks dari fungsi ini adalah DATEDIF(tanggal_mulai; tanggal_akhir; unit). Di sini, untuk tanggal_mulai dan tanggal_akhir bisa merujuk pada referensi sel yang berisi tanggal yang ingin dihitung selisihnya, sedangkan unit adalah jenis perhitungan data yang ingin kita lakukan. Misalnya, untuk menghitung jumlah hari antara dua tanggal, Anda menggunakan unit “D”, sedangkan untuk menghitung jumlah bulan, gunakan unit “M”, dan untuk tahun gunakan unit “Y”.
2. Menggunakan Operator Minus (-)
Menghitung jangka waktu dengan cara ini akan menjadi metode yang sederhana. Caranya adalah dengan mengurangkan satu tanggal dari tanggal lainnya. Namun perlu dipahami bahwa sel-sel yang kita pilih harus memiliki format yang sama. Misalnya, jika kita memiliki dua waktu dalam sel A1 dan B1, maka kita dapat menghitung selisih waktu di antara keduanya dengan menggunakan formula =B1-A1. Meskipun sederhana tetapi cukup efektif untuk perhitungan jangka waktu, terutama ketika analisis waktu tidak memerlukan perhitungan yang terlalu rumit.
Baca Juga: Fungsi Matematika dan Fungsi Statistik dalam Spreadsheet
Dengan pemahaman yang mendalam tentang format dan rumus waktu di spreadsheet, kita tidak hanya sekedar bisa memformat data sesuai dengan penulisan standar waktu yang berlaku, namun juga mampu menghitung jangka waktu dan melakukan analisis yang memerlukan penanganan dengan presisi. Keterampilan ini dapat membantu menyederhanakan proses analisis data untuk membuat keputusan yang lebih informatif. Semoga panduan ini bisa membuka jalan bagi teman-teman semuanya untuk mengeksplorasi kemampuan spreadsheet lebih jauh lagi, serta dan mengoptimalkan pengelolaan waktu di berbagai aspek pekerjaan.
Referensi
Menggunakan Fungsi NOW dan TODAY untuk Menampilkan Waktu dan Tanggal Aktual di Excel